 |
Privacyverklaring Kliksafe |
|
Versie 200601
1 Verantwoordelijke 1 VerantwoordelijkeKliksafe B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten van Kliksafe. Het bedrijf is gevestigd op Galvaniweg 14, 8071 SC te Nunspeet. De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de verwerking van de persoonsgegevens. Deze is bereikbaar via fg@isp.kliksafe.nl2 Overzicht doelen en grondslagen van de verwerkingDit is een overzicht van de elf doelen waarvoor Kliksafe persoonsgegevens verwerkt. 2.1. Levering van diensten en producten Kliksafe verwerkt persoonsgegevens in de eerste plaats om diensten en producten te kunnen leveren. De diensten bestaan onder meer uit het leveren en onderhouden van internet- en telefonieverbindingen, internetfilters en aanverwante producten. De verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst te kunnen uitvoeren: voor het in behandeling nemen van nieuwe aanvragen en verhuizingen, het leveren van verbindingen en filterservers (UTM). Ook worden er gegevens bijgehouden om de kwaliteit van het filterproduct op peil te houden, dan wel te verbeteren. 2.2 Technisch beheer De technische afdelingen van Kliksafe gebruiken de gegevens voor planning, levering, beheer en beveiliging van de computersystemen en netwerken en ons pand. Daarnaast verwerken we gegevens (anoniem) voor het maken van technische en statistische analyses, zodat we bijvoorbeeld op tijd bandbreedte kunnen inkopen. Kliksafe heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens voor dit doel. Het gerechtvaardigd belang is gelegen in het kunnen aanbieden en onderhouden van de producten en diensten, capaciteitsproblemen te voorkomen en de klant een optimaal werkend product te kunnen leveren. 2.3 Service Kliksafe gebruikt persoonlijke gegevens om service te kunnen verlenen wanneer een klant belt met een probleem. De verwerking van de gegevens is daarbij nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren waarbij serviceverlening is inbegrepen. 2.4 Facturatie Kliksafe gebruikt persoonlijke gegevens om klanten een factuur te kunnen sturen voor de diensten die worden afgenomen en vervolgens (waar van toepassing) de verschuldigde abonnementsgelden te kunnen incasseren. De verwerking van de gegevens is daarbij nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren waarin een betalingsverplichting is opgenomen. 2.5 Verkoop Kliksafe gebruikt gegevens over diensten die klanten afnemen voor de eigen afdeling verkoop. Op die manier kunnen we klanten bijvoorbeeld attenderen op nieuwe producten of op een abonnementsvorm die voor de klant mogelijk interessant is. De gegevens worden nooit doorverkocht aan derden. Kliksafe heeft een gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken. Dit gerechtvaardigd belang bestaat uit marketingactiviteiten om nieuwe en/of passende producten te verkopen aan klanten. 2.6 Communicatie met klanten Kliksafe gebruikt de gegevens om met klanten via e-mail, brief, digitale nieuwsbrief of telefoon te communiceren en om nieuwsbrieven te versturen. In ‘Mijn Kliksafe’ kan je aangeven of je de nieuwsbrief wel of niet wilt ontvangen. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst. Soms is Kliksafe wettelijk verplicht klanten te informeren, bijvoorbeeld bij een tariefswijziging. In dat geval is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens de wettelijke verplichting die op Kliksafe rust. 2.7 Risicoanalyse Bij het afsluiten van een nieuw abonnement kan Kliksafe een interne controle doen om te bekijken of de aanvrager kredietwaardig is. Het voorkomen van betalingsachterstanden en wanbetaling is een gerechtvaardigd belang op grond waarvan Kliksafe deze persoonsgegevens verwerkt. Deze persoonsgegevens worden maximaal vijf jaar bewaard. 2.8 Rapportage Kliksafe maakt statistische rapportages aan de hand van klantgegevens, met als doel om te bekijken of bepaalde producten goed lopen of om te bekijken of reclamecampagnes effect hebben. Deze statistieken zijn altijd geanonimiseerd en alleen voor intern gebruik. 2.9 Wettelijke verplichtingen Kliksafe is in een aantal gevallen wettelijk verplicht informatie te geven aan derden. Dit is met name het geval wanneer opsporingsdiensten informatie opvragen in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. 2.10 Fraude Kliksafe verwerkt specifieke persoonsgegevens ter voorkoming van fraude. De verwerking van persoonsgegevens ter voorkoming van fraude vindt plaats op grond van een gerechtvaardigd belang van Kliksafe. 2.11 Cameratoezicht Kliksafe gebruikt cameratoezicht op de locatie waar het kantoor van Kliksafe is gevestigd. Het cameratoezicht dient ter beveiliging van het kantoorpand. Er worden alleen opnames gemaakt van de toegangen tot het kantoor en er worden geen opnames gemaakt van de openbare weg. Kliksafe heeft namelijk een gerechtvaardigd belang om het pand deugdelijk te beveiligen. Bij de ingang van het kantoor zijn borden geplaatst waarop wordt aangegeven dat er cameratoezicht plaatsvindt. De camerabeelden worden maximaal vier weken bewaard. 3 Verwerking van persoonsgegevensIn dit hoofdstuk wordt in detail beschreven wanneer en op welke wijze jouw persoonsgegevens door Kliksafe worden verwerkt.3.1 Bij interesse in onze productenOnze afdeling Zakelijke Markt bewaart informatie over potentiële klanten. Het gaat hier alleen om namen, adressen en e-mailadressen. Deze worden gebruikt om contact te onderhouden en eventueel offertes uit te brengen. Wanneer een geïnteresseerde besluit om niet op ons aanbod in te gaan worden de gegevens nog maximaal twee jaar bewaard. 3.2. Bij het afsluiten van een abonnementWanneer je een abonnement afsluit moet je contactgegevens en enige persoonlijke informatie invullen. Zolang je klant bent, bewaren wij deze informatie. Wanneer je het abonnement hebt opgezegd worden de door jou verstrekte gegevens nog twee jaar bewaard. Dit geldt niet voor gegevens die verbonden zijn met de facturen, deze worden vanwege wettelijke verplichtingen 7 jaar bewaard. 3.3. Bij contacten met het Klant Contact Centrum (KCC)Als je contact opneemt met het KCC van Kliksafe wordt er informatie over dit contact geregistreerd in ons ticketsysteem, gekoppeld aan jouw contactgegevens. Dit betreft zowel een eventueel door jou gestuurde e-mail als een samenvatting van een telefoongesprek. Dit zorgt ervoor dat we efficiënt ondersteuning kunnen verlenen, ook als je al eerder contact hebt gehad met een andere collega. Bij Kliksafe hebben alleen het KCC en de afdeling Zakelijke Service direct contact met klanten. Zij hebben daarom toegang tot het ticketsysteem. Alle informatie wordt bij Kliksafe digitaal opgeslagen. Dit zijn de gegevens die medewerkers kunnen inzien:
3.4. Bij wettelijke verplichtingenBedrijven moeten hun financiële administratie 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Dit geldt ook voor de facturen die werden verzonden naar klanten. Daarnaast zijn wij verplicht om elke dag informatie te geven aan het Centraal Informatiepunt Onderzoek Telecommunicatie (CIOT). Zij beheren een database waarin gegevens over telefonie- en internetdiensten worden opgeslagen zodat opsporingsdiensten, veiligheidsdiensten en inlichtingendiensten persoonsgegevens kunnen opzoeken die horen bij IP-adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Tenslotte is Kliksafe op grond van de Telecommunicatiewet en het Besluit aftappen openbare telecommunicatienetwerken en -diensten verplicht ervoor te zorgen dat de overheid haar netwerken kan aftappen. De laatste twee verplichtingen worden uitgevoerd door onze netwerkbeheerder, RoutIT B.V. te Ede. Wanneer er een taplast is, wordt dit buiten Kliksafe om geregeld – dit is bij ons dus niet bekend. 3.5. Voor nieuwsbrieven en mededelingenKliksafe gebruikt het contact e-mailadres om klanten informatie en nieuwsbrieven te kunnen sturen. Klanten kunnen in Mijn Kliksafe aangeven of ze de nieuwsbrief willen ontvangen. Indien het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met Kliksafe, correspondeert Kliksafe met klanten via het opgegeven contactadres, bijvoorbeeld over prijswijzigingen. Voor de ontvangst van dit soort informatie kan je je niet afmelden, Kliksafe is verplicht jou deze te sturen. 3.6. Voor klantanalyse en marktonderzoekKliksafe wil graag weten of klanten tevreden zijn over de dienstverlening. Daartoe wordt met enige regelmaat een enquête gestuurd naar klanten van Kliksafe. Incidenteel doet Kliksafe marktonderzoek, bijvoorbeeld over de introductie van nieuwe producten. Marktonderzoek gebeurt anoniem zodat er geen koppeling kan plaatsvinden tussen een klant en de antwoorden op de vragen. Uitzondering is wanneer een klant persoonlijke vragen stelt in de enquête en toestemming geeft om hierover contact op te laten nemen. 3.7. Bij achterstallige betalingenWanneer klanten hun facturen niet betalen kan Kliksafe de vordering uitbesteden aan een incassobureau. De volgende gegevens worden daarbij verstrekt aan dit bureau: Contactgegevens, IBAN, het openstaande bedrag, kopie van facturen, een reden van de vordering en indien noodzakelijk de bijbehorende correspondentie. 3.8. Bij bezoek aan ons kantoorKliksafe heeft ter beveiliging van het kantoor bewakingscamera’s geplaatst. Wanneer je ons kantoor bezoekt, worden er van jou automatisch beelden vastgelegd. De beelden van deze camera’s worden opgeslagen en maximaal 4 weken bewaard. Wanneer opgenomen beelden iets laten zien wat gerelateerd is aan een incident kunnen ze langer worden bewaard. 4 Delen van persoonsgegevens voor levering verbinding4.1. Bij een nieuwe aansluiting Kliksafe levert verbindingen via RoutIT B.V. te Ede, die op haar beurt deze inkoopt bij een Telecombedrijf (meestal KPN). In andere gevallen bestelt Kliksafe verbindingen direct bij een aanbieder van verbindingen, niet zijnde RoutIT/KPN. Daarnaast levert Kliksafe telefonie via het VoIP-platform van RoutIT. Wanneer een verbinding of telefonie wordt besteld moeten er persoonsgegevens aan de derde partij worden verstrekt. Het gaat hier om NAW-gegevens en de informatie over de bestelde dienst. Bij de levering van een nieuw internetabonnement wordt er (wanneer je dat hebt besteld) apparatuur (meestal een modem) naar jouw adres gestuurd. Dit proces heeft Kliksafe uitbesteed aan een logistieke partner, BNS te Vianen. Om je modem bij jou thuis te krijgen sturen wij jouw NAW-gegevens en het merk en type van het door jou gekozen modem naar deze partij. Wanneer je hebt aangegeven dat je graag wilt dat een monteur de verbinding bij jou regelt, sturen wij iemand aan om een afspraak met jou te maken. Het bedrijf dat contact met jou moet opnemen krijgt van ons hiervoor jouw NAW-gegevens. Zij ontvangen geen persoonlijke gegevens van jouw aansluiting (inlognaam, wachtwoord), deze krijg jij persoonlijk per brief. 4.2. Bij een storing Wanneer er onverhoopt een storing optreedt op jouw verbinding die wij niet zelf op kunnen lossen, zullen we deze moeten aanmelden bij RoutIT B.V. te Ede of een andere partij waarbij wij de verbinding inkopen. Wij zullen dan onze leverancier voorzien van jouw NAW-gegevens en de afgenomen dienst. Met uitzondering van bijzondere gevallen zal een leverancier van Kliksafe niet rechtstreeks contact met jou opnemen, dat loopt via het KCC van Kliksafe. Kliksafe en haar leveranciers hebben informatie over de status van de internetverbinding van klanten. In deze interne logbestanden wordt vastgelegd wanneer de internetverbinding tot stand is gekomen en wanneer deze is verbroken. Ze bevatten ook technische gegevens die Kliksafe gebruikt voor technische analyse en om bij storingen te kunnen nagaan wat er aan de hand is. Deze bestanden worden maximaal vier maanden bewaard.5. Persoonsgegevens in logbestanden van het filterDe filterservers van het Kliksafe Filterplatform registreren welke websites worden bezocht vanaf het IP-adres van een internetverbinding. Het is niet mogelijk om hiermee te achterhalen welke persoon die van deze verbinding gebruik maakt de websites heeft bezocht. Ze worden nooit verstrekt aan derden tenzij geanonimiseerd. De toegang tot deze bestanden is beperkt tot daartoe geautoriseerde personen. Het gebruik van deze specifieke logbestanden is soms nodig om de oorzaak van problemen die in het filter kunnen optreden te achterhalen en het filter te optimaliseren. Hierbij gaat het om de kwaliteit van het geleverde product aan de klanten. De betreffende bestanden worden maximaal twee weken bewaard. In geval van een filterserver op locatie zoals de afdeling Zakelijke Markt deze aanbiedt, wordt per klant een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dit wordt gedaan omdat deze filterservers zich op het netwerk van de klant bevinden en de logbestanden mogelijk gebruikersnamen van gebruikers van het netwerk bevatten.6 Verwerking van persoonsgegevens voor telefonie6.1. Bij gebruik van de dienstKliksafe registreert van telefoongesprekken alleen naar welke nummers je belt en hoe lang deze gesprekken duurden, inclusief het tijdstip van beginnen en beëindigen van het gesprek. Dit is nodig om een factuur te kunnen opstellen, maar ook om tegemoet te komen aan enkele verplichtingen die de telecomwet ons oplegt. Als er een probleem is met telefonie kan een helpdeskmedewerker de totstandkoming van een telefoongesprek volgen om te zien wat er mis gaat. De medewerker luistert niet mee met het gesprek zelf, maar kijkt naar de technische afwikkeling van het gesprek. 6.2. FacturatieVan elk telefoongesprek wordt een zogenaamd “call detail record” (CDR) opgeslagen waarin de begin- en eindtijd van het gesprek staan, vanaf welk nummer naar welk nummer gebeld is, en tegen welk tarief. Op basis van deze gegevens wordt het factuurbedrag vastgesteld en wordt achteraf de nota opgesteld. Je kunt de details van je telefoongesprekken inzien in Mijn Kliksafe. Wanneer je een belbundel hebt (bellen tegen een vast bedrag per maand) worden er ook CDR’s opgeslagen. Dit is om je inzage te kunnen geven in je belgedrag. CDR’s worden zes maanden bewaard, daarna wordt de informatie verwijderd. 6.3. Telefoongidsen en nummerinformatiedienstenAls je bij Kliksafe de telefoniedienst afneemt, kan je kiezen of je jouw NAW-gegevens wilt laten vermelden in telefoongidsen en nummerinformatiediensten. Als je daarvoor kiest, zal Kliksafe de betreffende gegevens doorgeven aan uitgevers van telefoongidsen en nummerinformatiediensten. De toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via ‘Mijn Kliksafe’. Omdat het hierbij gaat om derde partijen, uitgevers en informatiediensten, zal de intrekking echter enige tijd nodig hebben om in alle systemen effectief te worden. 6.4. NummerweergaveAls je belt ziet de ontvanger jouw nummer door middel van nummerweergave. Het is mogelijk om dit uit te zetten. Het nummer wordt in dat geval wel doorgegeven aan de telefonie-provider van het nummer waar je naar belt. Jouw nummer wordt altijd meegestuurd als je 112 belt – dat is wettelijk verplicht. 6.5. Analyse en rapportageOok van de telefoondienst maakt Kliksafe rapportages voor intern gebruik. Het gaat hier altijd om totalen, individuele nummers worden niet gebruikt in de rapportages. De rapportages zijn volledig anoniem. 7 Verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van onze mobiele app7.1. Bij gebruik van de dienstKliksafe registreert de basisgegevens (NAW, contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) en IBAN) wanneer je een account aanmaakt voor het gebruik van onze mobiele app. Dit is nodig om een factuur te kunnen opstellen en service te kunnen verlenen. Daarnaast wordt een persoonlijk account met een wachtwoord aangemaakt voor het gebruik van de portal. Deze heb je nodig om de app te kunnen beheren. 8 Analyse van gebruik van onze website en mailingsDe website van Kliksafe maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die door de site op je computer worden geplaatst. Wanneer je onze website bezoekt, vragen we daarvoor toestemming. Er bestaan drie soorten cookies: functionele, analytische en advertising cookies. Door de functionele cookies werkt de site zoals hij moet werken. De analytische cookies zijn van Google Analytics. De informatie in die cookies wordt overgebracht naar een server van Google en daar verwerkt. Zo kunnen we zien hoe de website wordt gebruikt (bijvoorbeeld welke pagina’s populair zijn en veel worden gelezen) en de site waar dat nodig is verbeteren. Dit wordt gedaan conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer wij een nieuwsbrief versturen kunnen we zien hoeveel klanten het bericht openen en of de lezers van onze nieuwsbrieven ook op links in de mailing klikken. Deze informatie gebruiken we om te kijken of bepaalde artikelen meer of minder worden gewaardeerd. Zo kunnen we de inhoud van onze nieuwsbrieven aanpassen aan de belangstelling van de lezers. We houden deze voorkeuren niet per persoon bij – alleen het totaal aantal clicks wordt geteld. 9 Delen van jouw gegevens met derdenKliksafe heeft een aantal zaken uitbesteed aan derde partijen – we doen niet alles helemaal zelf. Om dit te kunnen doen, moeten we gegevens delen aan die derde partijen. Om er voor te zorgen dat ook daar jouw privacy is gewaarborgd, hebben we met deze partijen verwerkersovereenkomsten getekend. In dit artikel een overzicht om welke diensten het gaat: 9.1. Werkzaamheden waar derde partijen bij zijn betrokken– Oplevering van verbindingen en telefonie– Tweedelijns storingsonderzoek op verbindingen en telefonie – Levering van hardware zoals modems – Provisioning en beheer van modems (update firmware) – Postverzending en pakketverzending – Aanmaken en opslag van facturen – Incasso – Installatie en onderhoud op klantlocatie – Software-ontwikkeling voor applicaties – Analyse van het gebruik van de website – Het versturen van nieuwsbrieven Daarnaast verstrekt Kliksafe ook in bepaalde andere gevallen gegevens aan derden. Deze zaken werden eerder al genoemd maar worden hier volledigheidshalve nog een keer opgesomd: – Verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten– Verstrekking van gegevens aan uitgevers van gidsen en nummerinformatiediensten – Verstrekking van gegevens over afgeschermde telefoonnummers – Verstrekking van gegevens aan 112 10 Diensten van derdenKliksafe biedt als wederverkoper diensten aan van ESET: Kliksafe Clean en ESET Antivirus. Wanneer jij je voor een van deze diensten aanmeldt via de website van Kliksafe worden je gegevens geregistreerd door ESET. Voor deze diensten kun je je voor wat betreft de persoonsgegevens wenden tot ESET Nederland, Trapezium 304, 3364 DL te Sliedrecht. Via kliksafe.shop kun je hardware aanschaffen om je thuisnetwerk uit te breiden. Voor deze diensten en de verwerking van de persoonsgegevens op deze webshop kun je je wenden tot Kliksafe Shop, Koldingweg 19-1, 9723 HL te Groningen. 11 KlachtHeb je een klacht of bezwaar over de wijze waarop Kliksafe persoonsgegevens verwerkt, dan kun je deze indienen. Stuur je klacht met onderbouwing naar het e-mailadres: fg@isp.kliksafe.nl. Komen we er niet uit, dan heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 12 Recht op inzage, correctie en vergeten wordenIn de AVG is het recht op inzage en correctie van persoonsgegevens geregeld. Ook heb je het recht om vergeten te worden als de verwerkte persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt of als je je toestemming intrekt en er geen andere grondslagen zijn voor de verwerking, nadat je het abonnement hebt opgezegd. Iedere betrokkene heeft het recht om de geregistreerde persoonsgegevens in te zien en te laten aanpassen. Klanten van Kliksafe kunnen een aantal persoonlijke gegevens zelf inzien en aanpassen in Mijn Kliksafe. Wil je ook andere gegevens kunnen inzien en/of corrigeren, dan kan je contact opnemen via fg@isp.kliksafe.nl. Als je vragen hebt over deze privacyverklaring kan je ook met bovenvermeld adres contact opnemen.
Statutaire naam |
Kliksafe B.V. | Galvaniweg 14 | 8071SC NUNSPEET | versie 200601